Istotną kwestią dla Grupy Kapitałowej LOTOS jest ciągłe podnoszenie bezpieczeństwa procesów biznesowych zachodzących w organizacji poprzez kompleksowe zarządzanie ryzykiem nadużyć w ramach systemu przeciwdziałaniu nadużyciom.
Kierując się przyjętymi zasadami społecznej odpowiedzialności oraz etyki biznesu w 2012 r. Zarząd Grupy LOTOS ogłosił Politykę przeciwdziałania nadużyciom. Zawiera ona dobitną deklarację, w myśl której LOTOS nie toleruje jakichkolwiek nadużyć, w tym żadnej z form korupcji. Grupa LOTOS podchodzi systemowo do zwiększania odporności organizacji na zagrożenia związane z nadużyciami ze strony jej pracowników lub podmiotów zewnętrznych (np. dostawców i klientów). Wysoka świadomość Zarządu w tym zakresie wpłynęła na podjęcie w 2014 r. dwóch ważnych inicjatyw. Pierwsza z nich dotyczy wdrożenia w Grupie Kapitałowej LOTOS kompleksowego Programu zarządzania ryzykiem nadużyć. Drugą stanowiło znalezienie się Grupy LOTOS w gronie sygnatariuszy globalnej inicjatywy United Nations Global Compact Call to Action on Anti-Corruption, której celem jest zjednoczenie biznesu w walce ze wszelkimi przejawami korupcji.
Interesariusze Grupy Kapitałowej LOTOS mają możliwość zgłosić osobom odpowiedzialnym za przeciwdziałanie nadużyciom w organizacji swoje podejrzenia lub wiedzę na temat nieprawidłowości o tym charakterze. Służą temu utworzone specjalnie w tym celu kanały komunikacji z Biurem Audytu Wewnętrznego Grupy LOTOS.
Podejrzenia można anonimowo zgłosić poprzez poniższy formularz lub poprzez:
- e-mail: audyt@grupalotos.pl
- pismo na adres: Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego, Grupa LOTOS S.A., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk
Administratorem danych osobowych jest spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, której działalności dotyczy zgłoszenie. Dane kontaktowe zostały wskazane na stronie www.lotos.pl. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Grupy LOTOS S.A., wówczas z administratorem można się skontaktować poprzez adres email lotos@grupalotos.pl, lub pisemnie na adres ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
W sytuacji, gdy Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, można się z nim kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Adres kontaktowy e-mail do Inspektora jest publikowany przez spółkę Grupy Kapitałowej LOTOS na stronie www.lotos.pl lub w wewnętrznych komunikatach. Adres e-mail w Grupie LOTOS to: iod@grupalotos.pl. Z Inspektorem ochrony danych można skontaktować również pisemnie na adres Spółki z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.
Dane będą przetwarzane w celu przyjęcia oraz rozpatrzenia zgłoszenia o nadużyciu lub zdarzeniu o charakterze nadużycia. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na zapobieganiu nadużyciom oraz ochrona reputacji Grupy Kapitałowej LOTOS. W przypadku wyrażenia zgody (jako sygnalisty), podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie ta zgoda.
W uzasadnionych przypadkach, dane mogą zostać przekazane podmiotom uprawnionym z mocy prawa. Ponadto, dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, m.in. Grupie LOTOS S.A. oraz podmiotom serwisującym i utrzymującym systemy informatyczne służące do realizacji celów wymienionych powyżej – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa.
Zgłaszającemu nadużycie przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych zgłaszającego nadużycie. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, zgłaszający nadużycie ma prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody – przysługuje także prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie elektronicznym. Zgłaszający nadużycie może przesłać te dane innemu administratorowi danych. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem danych lub z Inspektorem ochrony danych. Dane kontaktowe wskazane są wyżej. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych osobowych nie jest czynnikiem decydującym o rozpatrzeniu lub odmowie rozpatrzenia zgłoszenia.
