- Polityka przeciwdziałania nadużyciom
Istotną kwestią dla Grupy Kapitałowej LOTOS jest ciągłe podnoszenie bezpieczeństwa procesów biznesowych zachodzących w organizacji poprzez kompleksowe zarządzanie ryzykiem nadużyć w ramach systemu przeciwdziałaniu nadużyciom.
W Grupie LOTOS w 2012 r., kierując się przyjętymi zasadami społecznej odpowiedzialności oraz etyki biznesu, została ogłoszona Polityka przeciwdziałania nadużyciom. Zawiera ona deklarację, w myśl której w Grupie LOTOS nie są tolerowane jakiekolwiek nadużycia, a w szczególności o charakterze korupcyjnym. Grupa LOTOS podchodzi systemowo do zwiększania odporności Spółki na zagrożenia związane z nadużyciami ze strony jej pracowników lub podmiotów zewnętrznych (np. dostawców i klientów).
Interesariusze Grupy Kapitałowej LOTOS mają możliwość zgłosić osobom odpowiedzialnym za przeciwdziałanie nadużyciom w organizacji swoje podejrzenia lub wiedzę na temat nieprawidłowości o tym charakterze. Służą temu utworzone specjalnie w tym celu kanały komunikacji z Biurem Kontroli Wewnętrznej Grupy LOTOS.
Podejrzenia można anonimowo zgłosić poprzez jeden z poniższych kanałów:
- e-mail: zawiadomienia@grupalotos.pl
- pismo na adres: Szef Biura Kontroli Wewnętrznej, Grupa LOTOS S.A., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk
- rozmowę telefoniczną lub nagranie wiadomości: numer telefonu +48 504 181 048
- wypełnienie formularza zgłoszeniowego zamieszczonego poniżej
I. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych, w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych w celu dokonania oraz wyjaśnienia zgłoszenia o nadużyciu lub zdarzeniu o charakterze nadużycia jest spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, której działalności dotyczy zgłoszenie. Dane kontaktowe administratora zostały wskazane na stronie www.lotos.pl. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Grupy LOTOS S.A., wówczas z administratorem można się skontaktować poprzez adres e-mail: lotos@grupalotos.pl lub pisemnie na adres ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
II. Inspektor ochrony danych
W sytuacji, gdy administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, można się z nim kontaktować poprzez adres e-mail lub pisemnie, we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Adresy kontaktowe publikowane są przez spółkę Grupy Kapitałowej LOTOS na stronie www.lotos.pl lub w wewnętrznych komunikatach. W Grupie LOTOS S.A. został wyznaczony Inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@grupalotos.pl lub pisemnie na adres Grupa LOTOS S.A., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.
III. Cele przetwarzania danych osobowych
Dane będą przetwarzane w celu przyjęcia oraz wyjaśnienia zgłoszenia o nadużyciu lub zdarzeniu o charakterze nadużycia, a w przypadkach uzasadnionych na potrzeby sporządzenia zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do organów ścigania.
IV. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
a) prawnie uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na zapobieganiu nadużyciom oraz ochrona reputacji Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A.,
b) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c związanych ze zgłoszeniem do organów ścigania zawiadomienia o podejrzeniu przestępstwa, zgodnie z art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego.
V. Udostępnianie danych osobowych
W uzasadnionych przypadkach, dane mogą zostać przekazane podmiotom uprawnionym z mocy prawa. Ponadto, dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, m.in. Grupie LOTOS S.A., podmiotom obsługującym systemy informatyczne służące do realizacji celów wymienionych powyżej, podmiotom świadczącym usługi archiwizacyjne, serwisowe, a także doradcom prawnym i audytorom – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.
VI. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa. W sprawach, w których potwierdzono wystąpienie nadużyć wyczerpujących znamiona przestępstw lub przestępstw skarbowych, z uwagi na obowiązujące okresy karalności tych czynów, dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat.
VII. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą przysługuje:
a) prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
c) prawo do usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, z przyczyn związanych z szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą, w przypadku kiedy administrator przetwarza dane w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes. Sprzeciw taki można wyrazić w dowolnym momencie kierując korespondencję w formie elektronicznej lub pisemnie na adresy, które zostały wskazane powyżej,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem danych lub z Inspektorem ochrony danych. Dane kontaktowe zostały wskazane na stronie internetowej www.lotos.pl. Dane kontaktowe do Inspektora ochrony danych wyznaczonego w Grupie LOTOS S.A. wskazane zostały powyżej.
VIII. Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych osobowych nie jest czynnikiem decydującym o rozpatrzeniu lub odmowie rozpatrzenia zgłoszenia.
IX. Informacja o profilowaniu danych osobowych
Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.